Det är betydelsefullt att tillgänglighetsfrågor genomsyrar planeringen av möten och konferenser. Det krävs god framförhållning och bra planering.
Inför mötet är det viktigt att tänka på
- att det i inbjudan efterfrågas om det finns behov av teckenspråkstolkning, syntolkning, teleslinga (eller annan anordning med motsvarande funktion)
- att det i inbjudan efterfrågas om det finns behov av speciell kost samt dokumentation från konferensen på alternativa format
- att konferensinbjudan innehåller information om att deltagare bör undvika parfym och andra doftande hygienartiklar
- att konferenslokalerna, inklusive grupprum och pausrum, ska vara tillgängliga enligt de riktlinjer som finns för lokaler
- att det vid övernattning finns tillgängliga hotellrum
- att programmet organiseras så att pauser läggs vid lämpliga tidpunkter – ett riktvärde kan vara en paus var 45:e minut.